Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Номенклатура дел в лнр образец

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Типовая номенклатура дел

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации — источники комплектования государственных муниципальных архивов.

Для прочих номенклатура теоретически не обязательна. Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения — это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов. При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами первый носит нормативный характер, второй — рекомендательный :.

Правила делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных муниципальных архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже Таблица 1. Она едина для всех организаций Таблица 2. Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:.

Несмотря на то, что по Правилам и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь.

Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе хоть и неверно , но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения. Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы.

Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах. Опросный лист может иметь и расширенную форму.

Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве.

Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет. Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых — индекс подразделения по номенклатуре, вторая — порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, , где 03 является индексом подразделения, а 15 — номером дела см. Примеры 2—5. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

В этом случае номенклатура дел создается на ее основе. Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности. Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений.

Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению Таблица 3. При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или и буквенные обозначения. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству.

Это, например:. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях. Наконец, сроки хранения документов как правило, узкоспециальных могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда правила безопасности при эксплуатации электроустановок утверждены постановлением Минтруда России от Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации Пример 2. Если нет комиссии — приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа. Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:. Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией ЭПК архивного учреждения.

Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел. Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов.

К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД. Номенклатура дел утверждается первым лицом организации — генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел см.

Пример 3. Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же — большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся что очень маловероятно , учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным. Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет.

Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения см. Пример 4. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел. Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах.

Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример — судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации.

Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел. Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается.

Закрытие предполагает:. Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения — это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более листов.

Источник этой информации — опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка.

Образец номенклатуры дел организации

Номенклатура дел образовательного учреждения на -й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи. Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении. Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в году. Типовая номенклатура дел образовательного учреждения.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение. Журналы книги регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых судебных спорах с работником. Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье. Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива. С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы — это смотрите в следующей статье на этом сайте. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т. Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат?

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

.

.

.

Номенклатура дел от А до Я

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева

.

.

Как правильно оформлять образец сводной номенклатуры дел организации в году.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева
Комментариев: 4
  1. Марианна

    В нашей странне можно все! За ваши деньги любой каприз.

  2. Никодим

    Шоколадные шулера.надеюсь народ прозрел и голоса за шоколадную банду свои не отдаст

  3. Агнесса

    Спасибо Тарас. С тобой интересно

  4. Александра

    Сестра объяснила, что после смерти родителей и так как брата уже не было в живых, единственной наследницей теперь является только она плюс Завещание написано только на неё и её детей, поэтому претензий никаких не должно быть.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.