Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Дата во входящих и исходящих документов

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Организация работы с документами

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др.

Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.

В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии.

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра копии в дело.

Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект передается на подпись руководителю.

Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывался проект. Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения ответа. Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки: один экземпляр помещается в справочную, второй — в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа.

При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание. Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при необходимости — с отметкой составителя о виде почтового отправления заказное, бандероль.

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, изготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации.

При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемая в дело на общих основаниях. Поделиться Поиск по сайту. Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Следующая. Поиск по сайту. Интересно знать Усиление отдельно стоящих фундаментов Светочувствительный аппарат глаза Класс Земноводные, или Амфибии Упражнения на перекладине Советы для родителей Память и ее тренировка Как защитить себя ВКонтакте?

Устройство теодолита. Орг - год. Материал предоставляется для ознакомительных и учебных целей. Обратная связь.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.

10 любимых ошибок в управлении документами

Активировать демодоступ. Расскажем, сколько хранятся входящие и исходящие документы в компании. Поделимся шпаргалками и карточками, которые помогут в работе. Сроки хранения входящих и исходящих документов зависят от их вида. Рекомендуется по общему принципу хранить документацию не менее трех лет — это удобно для прохождения проверок каждые три года. Отдельные документы могут храниться меньше или больше. Разберемся, сколько хранится входящая и исходящая корреспонденция. Входящая документация — это все письма, документы или заявления, которые поступают в организацию. Любая компания ежедневно обрабатывает массу входящей деловой документации. Чтобы документы не затерялись и ответственные лица могли получить отметку о доставке, ведут журнал регистрации входящих писем.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки. В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии.

Разместить вакансию.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Какую дату письма писать во входящих - дату подписания или дату отправки?

.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации Записываются дата и индекс, присвоенные документу.

.

Регистрация входящих документов

.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

.

.

.

Обработка документов

.

Обработка входящих и исходящих документов

.

Комментариев: 2
  1. Евгений

    Про инфраструктуру такую дичь несет. Единственная инфраструктура куда гребет бабки власть это карман.

  2. Владимир

    У меня такой вопрос : можно ли вместо расписки использовать видеозапись с согласием на телефон или например на видеорегистратор в машине (если его развернуть ?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.